• 6 dicas para ter uma recepção eficiente

    04 de setembro de 2018

    Ter uma recepção eficiente é muito importante – afinal, esse é o primeiro contato entre todas as pessoas que frequentam o local e o condomínio. Certamente ser mal recepcionado cria uma péssima experiência para os visitantes e afeta a credibilidade do condomínio, não é?

    Além disso, a recepção também é responsável pelo bem-estar de todos que frequentam o condomínio diariamente: profissionais, funcionários, clientes, visitantes, entre outras pessoas. A sua eficiência na prestação de serviço reflete na satisfação de todos e na harmonia do ambiente – além de impactar na experiência dos visitantes.

    Se você busca implementar uma recepção eficiente no seu condomínio, confira 6 ótimas dicas logo a seguir!

     

    6 dicas para ter uma recepção eficiente

    Apesar de parecer uma atividade simples, uma recepção eficiente requer atenção a diversos fatores fundamentais. É nos detalhes que um profissional da recepção consegue executar um trabalho eficiente e com qualidade. No papel de síndico, você pode realizar diversas ações para garantir uma recepção eficiente:

     

    1. Identifique corretamente os profissionais da recepção

    Você já chegou até um local e não conseguiu diferenciar os funcionáriosde outros visitantes? Esse é um problema bastante grave que pode causar confusão entre os visitantes. Portanto, procure identificar corretamente os profissionais de recepção para que eles sejam facilmente vistos e transmitam credibilidade.

     

    2. Ofereça capacitação e campanhas motivacionais

    Uma recepção eficiente é feita por profissionais que se sentem bem ao interagir com diferentes perfis de pessoas, certo? Para isso, é muito importante que você promova capacitações relevantes e mantenha os funcionários sempre motivados para desenvolver um bom trabalho.

     

    3. Garanta o acesso a  todas informações necessárias

    Parte da qualidade no serviço de recepção está em lidar adequadamente com diversas informações: anotar recados, atender telefonemas, transmitir mensagens, entre diversas outras. Em meio a tantas pessoas circulando no condomínio, um bom recepcionista precisa ter fácil acesso a todas informações necessárias para desenvolver um bom trabalho.

     

    4. Use a tecnologia para aumentar a eficiência

    Uma recepção eficiente precisa se modernizar e acompanhar as inovações tecnológicas. Ao adotar sistemas digitais para facilitar o trabalho dos profissionais, são reduzidas as falhas humanas que são frutos de processos manuais. Por isso, considere adotar soluções tecnológicas para automatizar alguns processos e facilitar o trabalho dos recepcionistas.

     

    5. Padronize os procedimentos

    Imagine que o recepcionista que trabalha durante a manhã anote diversos recados durante o seu período de trabalho. Porém, o recepcionista que trabalha durante a tarde não tem acesso a essas mensagens, deixando de atender a diversas solicitações.

    Esse é um problema que pode afetar a harmonia no condomínio, não é? Por esse motivo é tão importante padronizar procedimentos para que todos saibam exatamente quais atividades devem realizar e como colocá-las em prática.

     

    6. Considere a terceirização do serviço

    Uma forma de facilitar a gestão dos recepcionistas e aumentar a qualidade do serviço prestado é terceirizar a recepção do condomínio. Ao contratar uma empresa especializada nesses serviços, você passa a contar com profissionais capacitados e preparados para suprir todas as necessidades do seu condomínio.

     

    Você gostou das dicas para ter uma recepção eficiente no seu condomínio? Já havia considerado terceirizar a prestação desse serviço? Deixe o seu comentário!